Kantoor

7 onderdelen van omgevingspsychologie die bijdragen aan een optimale werkruimte

Wat is omgevingspsychologie:

Gedrag van mensen kan worden gestuurd door het aanpassen van de omgeving. Hoe je dit moet doen, wordt onderzocht in het vakgebied omgevingspsychologie. Omgevingspsychologie kan je gebruiken om een optimale kantooromgeving te creëren voor werknemers. Negar Shorbi (specialist in werkomgevingen) legt dit uit aan de hand van 7 onderdelen van omgevingspsychologie die bijdragen aan een optimale werkruimte.

Controle:

Controle is een van de belangrijkste leidraden van de mens. ‘Dit komt omdat we kunnen nadenken.’ aldus Negar. ,Hierdoor kunnen wij controle hebben over wat wij wel en niet doen en hoe wij omgaan met situaties die op ons pas komen.’ Binnen kantoren is het gevoel van controle bepalend voor de werknemer-tevredenheid. Er zijn verschillende manieren van controle, bijvoorbeeld fysieke controle; als iemand een zit/sta bureau heeft kan hij zelf bepalen of hij zittend of staand zijn werk kan doen. Ondanks dat hij misschien weinig van de sta-functie gebruik maakt, zal zijn tevredenheid hoger zijn, aangezien hij de mogelijkheid heeft om iets te veranderen. Als een werknemer geen controle heeft over zijn werkplek (bijvoorbeeld door een vaste computer, mechanische ventilatie en vaste werktijden) zal de ontevredenheid stijgen. Het is ook mogelijk om een placebo effect te creëren.  Als mensen alleen al denken dat ze iets kunnen aanpassen, bijvoorbeeld de temperatuur, zullen ze minder klagen. Maar op het moment dat ze er achter komen dat hun handelen geen effect heeft, zullen ze alsnog ontevreden zijn.

Gemeenschap:

Een gemeenschap binnen een bedrijf is belangrijk. Mensen zijn van nature groepsdieren en willen ergens bij-horen. Als ze hun rol binnen de gemeenschap hebben gevonden, tonen zij meer betrokkenheid en kunnen beter samenwerken. Het gemeenschapsgevoel kan ontstaan vanuit de werknemers. Binnen een kantoor kan je veel doen om de gemeenschap te ondersteunen, bijvoorbeeld algemene (lunch) ruimtes maken waar men prettig verblijft. Bij grote kantoren waar flexibel gewerkt wordt, is het verstandig om zones of ‘buurten’ te maken binnen de kantoren, zodat mensen zich hier thuis voelen. Niet afgebakende afdelingen maar bijvoorbeeld de ‘marketing buurt ‘. Zo voelen ze zich meer dan slechts een nummertje in een gigantisch kantoor.  Het gemeenschapsgevoel hangt nauw samen met het imago van een bedrijf.

gemeenschappelijke ruimte op kantoor

Imago:

Hoe het bedrijf wordt gezien door anderen typeert het imago van een bedrijf. Het gaat om waar je voor staat als bedrijf en of je dit ook uitstraalt naar de buitenwereld. Als werkgever kan je talenten aantrekken en ook personeel betrokken houden als je missie, visie en imago met elkaar overeenkomen. Het verbeteren van het imago wordt voor een groot deel vanuit marketing van een bedrijf bepaald. marketingonderdelen kan je terug laten zien in een kantoor. Zoals missie, visie, slogans en logo’s. Het is de kunst om dit op een abstracte manier te doen, zodat je kantoor geen reclamezuil wordt.

Crowding:

Crowding en drukte zijn twee verschillende aspecten. Crowding betekent een gevoel van drukte. Dit gevoel kan verschillen per persoon en hangt er bijvoorbeeld van af of je gestrest bent, introvert of extravert. Als je een hoge mate van crowding ervaart krijg je een onveilig gevoel en je zal voor je gevoel niet kunnen ontsnappen uit een situatie op kantoor. Een negatief gevolg van te hoge crowding is dat mensen minder productief zijn en minder geneigd zijn elkaar te helpen. In de zomer ervaren mensen meer crowding dan in de winter, dit komt onder andere door ons reukorgaan. We kunnen de mensen in onze omgeving beter ruiken, waardoor we ons bedrukter voelen. Wanneer werknemers klagen over te veel drukte om hen heen, kan je bijvoorbeeld de bureau locatie veranderen. In een hoek zullen mensen meer crowding ervaren dan midden in een ruimte.

Territorium:

Het territorium is plaatsgebonden. Werknemers bakenen hun eigen territorium af, dit doen ze door middel van spullen zoals telefoons, jassen, brillen en tassen. Wanneer mensen plaats moeten maken voor anderen, binnen hun territorium, ontstaat er irritatie en wordt er gereageerd met agressie en weerstand. Dit is binnen de omgevingspsychologie onderzocht. Negar: “Een concreet voorbeeld hiervan is wanneer binnen een organisatie vaste werkplekken worden vervangen voor flexplekken. Dit stuit vaak (bij oudere generaties) op veel weerstand. Als mensen hier echt moeite mee hebben, laat ze een vaste plek houden, wanneer mogelijk. Verder is het van belang om een ruimte te voorzien waar mensen hun eigen spullen kunnen plaatsen. Zoals kasten, lockers of een mooie wand voor persoonlijke items en foto’s. Imago en gemeenschap verbeteren.’

Personal space:

Je personal space is persoonsgebonden en kan je zien als een ruimte om je heen die met je meebeweegt. De grootte van de personal space verschilt per persoon en kan ook veranderen aan de hand van je gevoel. Als je merkt dat iemand te dicht bij je personal space is, zal je proberen weg te gaan van de situatie. Een voorbeeld is wanneer mensen te dicht bij elkaar staan in een lift; mensen proberen te ontsnappen uit deze situatie door op hun telefoon te gaan kijken. Om te voorkomen dat werknemers zich te veel in elkaars personal space bevinden; zorg je ervoor dat ze niet aan te kleine bureaus werken. Daarnaast kan je ook trapgebruik stimuleren in plaats van liften, dit zorgt tevens voor meer beweging van werknemers.

Privacy

Privacy binnen kantoren is een erg belangrijk aspect van omgevingspsychologie. “Als de personal space te groot wordt moet je de mogelijkheid hebben om je af te zonderen.” aldus Negar. Gevoel van privacy hangt voor een groot deel af van akoestiek. Elkaar niet horen maar elkaar wel kunnen zien, geeft beter gevoel van privacy dan elkaar niet zien maar wel kunnen horen. Een voorbeeld is een akoestisch afgesloten bel-ruimte met een glazen wand. Je kan je terugtrekken, een persoonlijk gesprek voeren, maar mensen kunnen je toch zien. Wanneer er meer privacy is binnen een kantoor, worden klachten over akoestiek ook minder.

afgesloten bel-ruimtes voor meer privacy

 

 

Deel dit artikel: